N’OUBLIEZ RIEN GRACE AU RÉTRO-PLANNING

Organiser un événement professionnel demande de penser à de nombreuses étapes : invitations, prestataires, communication, logistique… Pour ne rien oublier et avancer sereinement jusqu’au jour J, le rétroplanning est un outil particulièrement efficace.

Qu’est-ce qu’un rétroplanning événementiel ?

Le rétroplanning consiste à organiser les différentes tâches d’un projet en partant de la date du jour J et en remontant dans le temps.

Il permet de visualiser les échéances, de répartir les responsabilités et de suivre l’avancement de chaque étape.

Pour un événement, il peut notamment intégrer :

• le lancement et les relances des invitations ;
• les achats et réservations auprès des prestataires ;
• la préparation de la logistique ;
• la communication autour de l’événement ;
• l’installation et les derniers préparatifs.

L’objectif est simple : savoir quoi faire, quand et par qui.

Comment faire un rétroplanning pour un événement ?

Commencez par définir la date de votre événement, puis listez toutes les tâches à réaliser avant le jour J. Attribuez ensuite une échéance et, lorsque c’est nécessaire, un responsable à chaque tâche.

Vous pouvez également classer les tâches par priorité et utiliser différents statuts pour suivre leur avancement : à faire, en cours, terminé ou en retard.

Pour les événements impliquant plusieurs personnes, le rétroplanning permet ainsi d’avoir une vision globale du projet et de mieux répartir les missions.

Quel logiciel utiliser pour créer un rétroplanning ?

Un simple tableur peut suffire pour un événement de petite taille. Pour un projet plus complexe ou une organisation à plusieurs, un outil de gestion de projet peut faciliter le suivi.

Des solutions comme Trello, Asana ou Notion permettent notamment de créer des listes de tâches, d’attribuer des responsabilités et de suivre l’avancement du projet.

Le meilleur outil reste celui qui correspond à votre organisation et que toute votre équipe peut facilement utiliser.

Existe-t-il un rétroplanning pour organiser un événement ?

Oui, mais chaque événement est différent. Un séminaire, une soirée d’entreprise, une conférence ou un lancement de produit n’impliquent pas nécessairement les mêmes étapes.

Pour vous aider dans la préparation de votre événement, L’Embarcadère met à votre disposition son Guide de l’Organisateur.

Vous y trouverez notamment une checklist pour réussir votre événement ainsi que différentes ressources pour vous accompagner dans sa préparation.